نوشتن نامه مربوط به هر موضوعی یکی از حساس ترین مطالبی است که باید در نوشتن و ویرایش آن بسیار دقت کرد. نامه ها بهترین روش برای ارتباط و درخواست می باشد. نوشتن نامه های اداری یکی از پرچالش ترین نامه ها است که هر فرد یکبار در زندگی خود با آن روبرو شده است. نامه ها موضوعات مختلفی دارند،بنابراین نویسنده باید تمام قواعد نوشتاری و ویرایش را رعایت کند. به عنوان مثال نامه اداری درخواست همکاری یکی از موضوعات حساسی است که باید تمام ساختارهای یک نامه اداری تمام عیار را داشته باشد. قبل از نوشتن نامه برای آشنایی بهتر چندین نمونه نامه معرفی شرکت جهت همکاری را مطالعه کنید چرا که می تواند تاثیر مثبتی بر متن نامه شما داشته باشد.

انواع نامه های اداری

شناخت انواع نامه های اداری و طبقه بندی محتوا کار شما را برای نوشتن آسان می کند و از زیاده گویی و مطالب غیر مرتبط جلوگیری می کند. انواع نامه های اداری عبارتنداز:

خبری

دستوری
هماهنگی

بازدارندگی

درون سازمانی

برون سازمانی

درخواستی

 

1.این نامه ها حاوی محتوای خبری و اطلاع رسانی است و در دو جهت مقام بالا به پایین و یا پایین به بالا مبادله می شود و هدف اصلی این نامه ها اطلاع رسانی یک اقدام می باشد.

2.این نامه ها از مقام بالا به پایین ابلاغ می شود و انجام و نتیجه یک کار را می خواهد.

3.این نامه ها بین واحد های سازمان و مقام بالا به واحدهای زیر دست جهت هماهنگی امور ارسال می شود.

4.این نامه ها داخلی هستند و از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر یا نامه کارکنان به روسا و یا واحد های درون سازمانی ابلاغ می شود.

5. این نامه ها خارجی هستند و نامه از یک سازمان به سازمان دیگر یا نامه از یک سازمان به اشخاص حقیقی خارج از سازمان ابلاغ می شود.

6.محتوای این نامه معمولا دارای واژه خواهشمند است و ماهیت درخواستی و تقاضا دارد.

نامه معرفی نماینده

یک نمونه نامه برای معرفی در زیر آورده شده است که ساختار کلی نامه اینگونه است و شما می توانید برای معرفی افراد دیگر از این ساختار کمک بگیرید.

خَیرُ الناسِ مَن نَفَعَ النّاس؛

بهترین مردم کسی است که نفع رساننده مردم باشد.

جناب آقای ……………..

مدیر کل محترم …..

موضوع : معرفی نماینده رسمی و قانونی

سلام علیکم

احتراماً به استحضار می رساند؛ آقای ………. فرزند …….. به شماره ملی ………………………. به عنوان نماینده رسمی و قانونی این شرکت جهت انجام ……….. ، به حضور جنابعالی معرفی می گردد، لذا خواهشمند است دستور لازم جهت همکاری با نامبرده را مبذول فرمایید.

از حضرتعالی کمال تشکّر و قدردانی را دارم.

 

با تشکر

………………

متن معرفی نامه از طرف شرکت به بانک

بسمه تعالی

ریاست محترم بانک ……

موضـوع: گواهی اشتغال به کـار

با سلام

احتراماً بدینوسیله گواهی می‌شود که آقای / خانم ……. فرزند …….. به شماره شناسنامه …… صادره از …… ازکارکنان قراردادی/ رسمی شرکت …… با حقوق ومزایای ماهانه …….. ریال معادل ……. تومان در این شرکت است.

این گواهی فقط برای موضوع فوق صادر وفاقد هرگونه ارزش دیگری است.

با تشکر شرکت ….

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

1.کاغذ نامه: نامه ها از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند و درخواست ها همگی باید مکتوب باشند به همین دلیل قواعد نوشتن نامه بسیار حائز اهمیت است. کاغذ مناسب نامه های اداری A5 است. به هیچ عنوان نباید کاغذ نامه خط خورده، پاره و یا با اندازه ناقص باشد چراکه به دور از ادب است.

نمونه نامه اداری معرفی شرکت در بالا آورده شده است این نامه باید کاملا محرتمانه و در کاغذ A5 نوشته شود. اگر درخواست شما و متن نامه طولانی شد، باید آن قسمت را پاراف کنید و یا از کاغذ A4 استفاده کنید.

2.نگارش صحیح و خوانا

وجود غلط املایی و خط خوردگی در نامه اثر منفی بر خواننده دارد و باید نامه اداری عاری از هرگونه غلط املایی و نگارشی باشد. اگر معنی یک واژه را نمیدانید و میخواهید از یک کلمه غیر معمول استفاده کنید آن را در اینترنت جستجو کنید. بهتر است نامه ها تایپی باشند اما اگر تمایل به نامه های دست نویس دارید از یک خودکار نرم و پر رنگ مشکی یا آبی استفاده کنید. سعی کنید از زیاده گویی و نوشتن کلمات نامفهوم خوداری کنید و صریح به درخواست خود بپردازید.

3.تایپ نامه اداری

همانطور که گفته شد برای اینکه نامه ساختار ادبی و محترمانه به خود بگیرد بهتر است نامه ها تایپ شود.به خاطر بسپارید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس حتما در برگه موجود باشد. پس از اتمام نگارش آن را درون پاکت قرار دهید و مهر کنید.

نمونه نامه اداری درخواست وام

جناب آقای……………..

رییس محترم امور کارکنان سازمان……………..

موضوع : درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اعلام می‌گردد که اینجانب……………..کارمند شماره …………….. که به مدت …………….. سال در قسمت …………….. مشغول به کار هستم به دلیل مشکلات مالی و شخصی تقاضای دریافت مبلغ …………….. ریال وام / مساعده حقوق را دارم. ضمنا خاطر نشان می‌سازد که این مبلغ به اقساط ماهیانه …………….. ریال یا در مدت زمان …………….. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد بنده پس از دریافت کسر گردد.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم در این زمینه صورت گیرد.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

نامه معرفی شرکت به انگلیسی

نامه تجاری چاپی همچنان روش ترجیحی برای انتقال اطلاعات مهم است. نامه‌ای که با دقت طراحی شده روی سربرگ جذاب ارائه می‌شود، می‌تواند یک ابزار ارتباطی قدرتمند باشد. برای اینکه مطمئن شوید حرفه ای ترین و موثرترین نامه ممکن را می نویسید، از قالب و الگوی نامه تجاری زیر استفاده کنید و این دستورالعمل های اولیه نامه نگاری تجاری را دنبال کنید.

یک طرح سربرگ حرفه ای برای کسب و کار کوچک خود انتخاب کنید: نامه تجاری شما نشان دهنده شرکت شما است، بنابراین می خواهید متمایز به نظر برسد و بلافاصله با “کیفیت بالا” ارتباط برقرار کند. برای جایگزینی راحت و اقتصادی برای استفاده از سربرگ های پیش چاپ شده سنتی، از الگوهای طراحی سربرگ و پاکت استفاده کنید. به سادگی یک حرف در قالب سربرگ رنگی از پیش طراحی شده ایجاد کنید و سپس کل قطعه خود را به سرعت و به زیبایی بر روی چاپگر رنگی خود چاپ کنید.

از قالب و الگوی استاندارد نامه تجاری استفاده کنید: پرکاربردترین قالب برای نامه های تجاری “سبک بلوک” است که در آن متن کل نامه در سمت چپ نوشته می شود. متن تک فاصله است، به جز دو فاصله بین پاراگراف ها. معمولاً حاشیه‌ها حدود (25.4 میلی‌متر) در همه طرف‌های سند هستند که تنظیم پیش‌فرض برای اکثر برنامه‌های پردازش کلمه است.

نمونه معرفی نامه به انگلیسی به شرح زیر است:

Dear …,

….عزیز،

I Mr. …………….(name of the sender) on behalf of …………………..(name of the company) is writing this letter to Mr. ……………….(name of the recipient) of ………….(name of the company) to offer our web designing services to you. We offer all kinds of web designing services and your company being a SEO company would require our service. We would be glad to offer you the necessary services and hope to get a positive reply from you soon.

من آقا/خانم… به نمایندگی از شرکت …. این نامه را به آقای ….از شرکت …. می نویسم که خدمات طراحی وب مان را پیشنهاد بدهم. ما انواع خدمات طراحی سایت را ارائه می دهیم و شرکت شما به عنوان یک شرکت SEO به این خدمات احتیاج خواهد داشت. ما خوشحال می شویم که خدمات لازم را ارائه بدهیم و امیدواریم که پاسخ مثبتی از شما به زودی بگیریم.

I am sure you would love to work with us and hence would love to render the necessary services.

من مطمئن هستم که شما علاقه مند می شوید که با ما کار کنید و ازین رو ما ما هم علاقه داریم به شما خدمات لازم را تحویل بدهیم.

Yours Truly,

ارادتمند

Name

نام و نام خانوادگی

 

Signature

امضا

نمونه نامه معرفی شرکت و محصولات

هنگامی که یک کسب و کار در حال گسترش بازار خود است، یا می خواهد با شرکت یا سازمان دیگری ارتباط برقرار کند، ممکن است یک نامه معرفی کسب و کار ارسال کند. این می تواند به مشتریان بالقوه یا سازمان های دیگر نشان دهد که یک تجارت چه کار می کند، چه محصولات و خدماتی ارائه می دهد و چگونه می تواند به بازار یا سایر مشاغل مرتبط کمک کند.

با این حال، چندین عنصر وجود دارد که باید در معرفی متن برای فروش، به ویژه بین مخاطبان، مانند مصرف کنندگان یا سایر شرکت ها، گنجانده شود. در این مقاله یاد می گیرید که چگونه یک معرفی نامه تجاری همراه با الگوها و مثال ها بنویسید.

بسمه تعالی

شرکت …….

بدینوسیله به استحضار می رساند:

شرکت …… با دارا بودن ….. سال سابقه در زمینه های انواع محرک ها و مبدل ها و غیره که در سرتاسر جهان معروف می باشد. این شرکت محصولات خود را با مجربترین مهندسین و دستگاههای مجهز طراحی و اجرا می کند و تابحال توانسته با دهها شرکت معتبر در زمینه های ذکر شده همکاری و رقابت داشته باشد.

برخی از محصولات و خدمات شرکت:

– مبدل فرکانس به سیگنال

– مبدل سیگنال به فرکانس

– مقسم فرکانس

– افزاینده فرکانس

– مبدل سیگنال به افزایش

نکات نوشتن نامه تجاری و معرفی نامه شرکت

از لحن حرفه ای استفاده کنید: زبان معمولی و پرحرف را برای ایمیل استفاده کنید. نامه تجاری چاپ شده شما باید دوستانه اما حرفه ای تر باشد. همانطور که اسکات اوبر در کتاب ارتباطات تجاری معاصر خود پیشنهاد می کند، “نویسنده تجاری باید برای لحنی کلی که اعتماد به نفس، مودبانه و صمیمانه باشد، که از تاکید و تبعیت به درستی استفاده می کند، حاوی زبانی غیر تبعیض آمیز باشد، که بر نگرش “شما” تاکید می کند، تلاش کند. همانطور که گفته شد، مطمئن شوید که شبیه خودتان هستید – شما نمی خواهید نامه شما طوری خوانده شود که گویی یک ماشین آن را نوشته است.

واضح بنویسید: نکته خود را در ابتدای نامه خود بیان کنید. برای جلوگیری از هرگونه ارتباط نادرست، از زبان ساده و مختصر استفاده کنید. از اصطلاحات صنعتی صرف نظر کنید و به جای آن کلمات پر جنب و جوش و فعال را برای جلب توجه خواننده انتخاب کنید.

اطلاعات خود را به طور منطقی سازماندهی کنید: اطلاعات مرتبط را در پاراگراف های جداگانه گروه بندی کنید. در نامه ای طولانی و پر از اطلاعات، سازماندهی اطلاعات را در بخش هایی با عنوان فرعی در نظر بگیرید. ممکن است بخواهید کلمات کلیدی را برجسته کنید تا آنها را “پاپ” کنید. این تکنیک با اکثر برنامه های پردازش کلمه و چاپگر چندکاره رنگی شما امکان پذیر است.

قانع کننده باشید: فوراً یک رابطه مثبت با خواننده خود برقرار کنید. اگر ارتباطی با خواننده دارید – برای مثال قبلاً ملاقات کرده اید یا یک همکار مشترک دارید، در پاراگراف مقدماتی خود به آن اشاره کنید. چه فکر می کنید که خواننده شما با نکته نامه شما موافق است یا خیر، مهم است که زمینه های مشترک پیدا کنید و از همانجا پرونده خود را بسازید.

نامه خود را با یک «دعوت به اقدام» به پایان برسانید. آنچه را که خواننده شما برای رسیدن به راه حل مورد نظر باید انجام دهد یا به آن اعتقاد دارد را به وضوح بیان کنید و سپس بیان کنید که شما نویسنده قصد دارید در ادامه چه کاری انجام دهید.